Come procedere
Come procedere?
A partire dall'elenco delle collane a disposizione di ciascuno, cercare in Sebina partendo SEMPRE dal titolo della collana, prima in Polo e poi in Indice: è necessario, innanzitutto, evitare di duplicare la collana in Polo. Controllare le notizie legate alla nostra collana spostandosi sulla funzione DATI e scegliendo l'opzione "R. Legami tit. inferiori" e confrontarle con quelle di Polo/Indice. Schiacciare una ad una le monografie solo in polo con le corrispondenti di Polo/Indice; nel corso delle operazioni suddette il catalogatore può incorrere nei seguenti problemi:
1) Le monografie legate alla collana "solo in polo" corrispondono in Indice ad altrettante notizie distribuite su due o più collane omonime
In questo caso è necessario valutare quale delle collane in Indice sia la più corretta e schiacciarsi su quella, anche duplicando le monografie che fossero legate in Indice ad un'altra collana (meglio duplicare monografie che entità di raggruppamento quali collane, monografie superiori e autori).
I criteri per la scelta di una collana in Indice rispetto ad una sua omonima sono:
- miglior correttezza nella descrizione: per questo si veda la Guida SBN (1995), pp. 133-141 oppure il Manuale Sapori al § 48;
- maggior numero di monografie legate;
- maggior numero di biblioteche legate a tale collezione;
- autorità delle biblioteche che possiedono la collezione (preferire le Biblioteche Nazionali centrali di Firenze e Roma, nonchè i poli RAV, RER... scartare, a meno che non se ne possa fare a meno, i poli RLZ, LZ1 e CUB)
2) La collana solo in polo corrisponde in Indice ad un periodico
Non essendo possibile schiacciare la collana sul periodico trattandosi di nature differenti (vedi Invio in indice), è necessario procedere nei modi elencati di seguito:
- inviare, una ad una, le monografie solo in polo e schiacciarle sulle corrispondenti monografie di Indice legate al periodico; in questo modo il periodico verrà automaticamente catturato mentre la collana "solo in polo" si svuoterà man mano di tutte le notizie ad essa legate. Alla fine si potrà cancellare la collezione vuota (l'operazione non è indispensabile perchè il Cedoc periodicamente pulisce il database di tutte le notizie prive di legami);
- se le monografie legate alla collana "solo in polo" non trovano corrispondenti in Indice, catturare il periodico (se non già presente in Polo), slegare una ad una le monografie "solo in polo" dalla collezione (il legame è visibile, partendo dalla monografia, andando su DATI e scegliendo l'opzione "0. Legami tit. superiori"), inviarle in Indice e legarle al periodico, ovviamente dopo aver fatto tutti i controlli necessari a verificare la correttezza della situazione bibliografica (OPAC MAI e Karlsruhe). Ricordarsi infine di inserire una consistenza e un inventario sul periodico (cfr: Gestione dell'inventario dei periodici in Sebina).
3) La collana "solo in polo" è descritta in Indice sia come collana che come monografia che come periodico
In SBN le regole di catalogazione sono cambiate nel corso del tempo e non tutti i poli hanno fatto in tempo ad adeguarsi alle variazioni; questo ha fatto sì che in Indice sia facile trovarsi di fronte a situazioni come quelle descritte sopra. Per la scelta è necessario controllare sia sulla Guida SBN (1995) sia sul Manuale Sapori per verificare l'opportunità o meno di descrivere un'entità bibliografica come periodico piuttosto che come monografia. La scelta deve anche tener conto del numero e dell'autorità delle biblioteche legate ad una descrizione bibliografica.
Ricordare comunque che una notizia bibliografica deve corrispondere ad UNA SOLA NATURA bibliografica: monografia (M), collana (C), periodico (S) o titolo non significativo (W).
4) La collana "solo in polo" corrisponde in Indice ad una monografia superiore
Siccome non è possibile schiacciare notizie di natura diversa, in questo caso è necessario procedere slegando una per una le monografie legate alla collana e creare su ognuna un legame con titolo superiore alla monografia superiore presente in Indice, dopo averla catturata. Infine sarà opportuno cancellare la collana "solo in polo".
E' possibile altresì inviare una per una in Indice le monografie legate alla collana "solo in polo" schiacciandole sulle monografie inferiori e infine cancellare la collana.
Per l'invio in Indice delle monografie inferiori, cfr.: Monografie a livelli
CONSISTENZA COLLANE: sulle collezioni è possibile inserire una consistenza senza necessariamente fare una scheda di periodico (come accadeva ad esempio in Amicus); da "Catalogazione SBN Libro Moderno" s'inserisce il titolo della collezione e attivando l'opzione "Z. Gestione Collocazioni" dalla funzione DATI si può aggiungere una sintesi del posseduto. NB: LE COLLEZIONI NON HANNO INVENTARIO.