Prestito SOL
Prestito
Gestione dell'anagrafica
In Sebina OL è stata riversata tutta l'anagrafica di Auriga utilizzata dalle biblioteche della provincia di Modena; questo ha comportato la duplicazione, triplicazione ecc. degli utenti che erano presenti in Sebina 4. Per questo motivo e per agevolare le procedure al prestito sono stati definiti, con il Polo, dei criteri comuni per la gestione degli utenti presenti in anagrafica, tenendo conto delle esigenze di tutte le biblioteche; parallelamente è stato creato un gruppo di bonifica dei lettori impegnato nello schiacciamento dei doppioni.
Di seguito le procedure da seguire in Gestione utenti:
- Gli utenti iscritti ad un sistema bibliotecario non sono automaticamente iscritti alle biblioteche del sistema e dovranno essere abilitati al bisogno.
- Non saranno impostate date di scadenza dei diritti degli utenti e non sarà attivata la disabilitazione dell’utente in caso di prestiti scaduti.
- Verrà richiesta come impostazione non bloccante per il polo (e quindi per tutte le biblioteche) la verifica sul numero massimo di movimenti possibili per l’utente sul tipo di documento.
1. Utente già iscritto alla biblioteca:
Si registra il prestito regolarmente (se l’operatore del prestito ha tempo verifica che l’utente non sia iscritto anche ad altre biblioteche e aggiorna la scheda anagrafica; nel caso di utente iscritto a due o più biblioteche si attiene ai criteri esposti in seguito al punto c).
2. Utente non iscritto alla biblioteca:
Si effettua la ricerca in Polo (selezionare “tutte le anagrafiche”):
a. l’utente non è iscritto in nessuna biblioteca della provincia: lo si iscrive (viene associato alla propria biblioteca di default).
b. l’utente è già iscritto in un’altra biblioteca (solo una): si aggiorna la scheda anagrafica e si abilita l’utente anche nella propria biblioteca.
c. l’utente è già iscritto in due o più biblioteche:
- se è iscritto anche a Vignola (VG), si aggiorna la scheda anagrafica di Vignola e lo si abilita nella propria biblioteca.
- se è iscritto anche a Carpi (CR), si aggiorna la scheda anagrafica di Carpi e lo si abilita nella propria biblioteca.
- se è iscritto sia a Vignola (VG) che a Carpi (CR), si chiede all’utente quale delle due biblioteche frequenta abitualmente, quindi si aggiorna la scheda della biblioteca prescelta e lo si abilita nella propria biblioteca.
- se non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma in altre biblioteche tra cui l’Università, si aggiorna la scheda anagrafica dell’università salvaguardando il dato presente nel campo “altro codice” e lo si abilita nella propria biblioteca.
- se non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma in altre biblioteche, si aggiorna la prima scheda della lista e lo si abilita nella propria biblioteca.
In tutti i casi C i bibliotecari devono comunicare ai propri responsabili di Sistema che l’utente è doppio (o plurimo) e che sono stati aggiornati i dati sulla scheda anagrafica codice n. _____ (es. Dameri Debora, aggiornata scheda VG4589).
Tale comportamento riguarda anche gli utenti duplicati iscritti anche come bibliotecari e/o gestore di Sistema Bibliotecario.
Modalità di compilazione dei dati nella scheda anagrafica utente
Vedi le Linee guida
- i dati vanno inseriti tutti in MAIUSCOLO.
NB: i cognomi con lettere accentate vengono inseriti senza accenti o apici.
- i campi vanno tutti compilati, anche quelli non obbligatori (incluso il codice fiscale).
- nell’aggiornamento delle anagrafiche salvaguardare sia l’indirizzo mail dell’Università che il codice presente nel campo ‘altro codice’
(per aggiungere altri indirizzi mail utilizzare la virgola come separatore, con o senza spazio: es. rossi.paolo@unimore.it, rossi.paolo@alice.it).
NOTA BENE:
- i numeri di telefono vanno scritti compattati, senza inserire spazi, punti, trattini o slash (es. 059771093, es. 3354678954).
- non inserire la virgola prima del numero civico (es. VIA SAN FRANCESCO 165).
- nel campo ALTRO CODICE non scrivere nulla, perchè è un campo solitamente utilizzato dall’Università (e dovrà essere salvato durante gli schiacciamenti).
Iscrizione di classi, scuole, biblioteche, enti, ecc.
Per iscrivere classi, biblioteche o altri enti occorre innanzitutto selezionare NUOVO ENTE. Per l’intestazione, si scrivono nell’ordine tutto di seguito senza preposizioni (eccetto quando fanno parte del nome dell’istituzione, cfr. esempi con **), virgole o altri separatori:
1) il comune,
2) il nome della scuola/biblioteca/archivio, ecc. (solo il cognome del personaggio a cui è intestato/a, senza virgolette in apice),
3) la classe e la sezione.
NOTA BENE
- per le biblioteche delle circoscrizioni di Modena si fa riferimento alla Delfini.
- per le frazioni di Modena si mette il nome della frazione (es. Montale, Rovereto), in quanto la ricerca per gli operatori è più immediata.
- per i comuni fuori Polo si deve specificare la provincia tra parentesi al fine di evitare fraintendimenti tra toponimi omonimi (es. Savignano, Rovereto, ecc.).
Esempi: - BOLOGNA BIBLIOTECA COMUNALE ARCHIGINNASIO - BOLOGNA BIBLIOTECA COMUNALE SALA BORSA - BOLOGNA BIBLIOTECA FACOLTÀ FILOSOFIA - BOLOGNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA - CAMPOGALLIANO MUSEO DELLA BILANCIA ** - CARPI BIBLIOTECA COMUNALE LORIA - CARPI BIBLIOTECA RAGAZZI IL FALCO MAGICO - MODENA BIBLIOTECA ESTENSE
Campo autorizzazione trattamento dei dati: al momento viene compilato solo dalle biblioteche che fanno firmare un modulo di consenso al trattamento dei dati personali. Tale modulo viene trattenuto agli atti e archiviato (se l’utente non dà il proprio consenso non si effettua l’iscrizione: l’erogazione dei servizi è subordinata al trattamento dei dati). Appena possibile si metterà a punto un modulo da utilizzare a livello di Polo.
CORREZIONE DENOMINAZIONI DI BIBLIOTECHE E ALTRI ENTI
I responsabili di Sistema, a seguito delle correzioni delle denominazioni di biblioteche, scuole ed altri enti proveniente dalle anagrafiche di Auriga per uniformare le intestazioni ed agevolare il successivo lavoro di bonifica, potranno procedere con gli schiacciamenti dei duplicati, verificando che venga salvaguardata la descrizione riportante il codice utente tipo ente (e non F=persona fisica). Nel caso in cui non sia presente tale codifica occorrerà reinserire correttamente l’anagrafica con la giusta codifica e poi schiacciare quella non corretta sulla anagrafica appena creata.
Bonifica degli utenti doppi o plurimi
I responsabili di Sistema effettuano gli schiacciamenti secondo i criteri esposti al punto 2):
- su indicazione dei vari bibliotecari del proprio Sistema (che devono segnalare gli eventuali utenti doppi o plurimi riscontrati, comunicando anche il codice della scheda anagrafica aggiornata).
- sulla base dei doppi estratti da Auriga all’interno del proprio Sistema (in questo caso, quando effettuano lo schiacciamento devono verificare che tali utenti non abbiano anche altre iscrizioni all’interno del Polo).
CRITERI DI SCHIACCIAMENTO
1. su Vignola se l’utente è iscritto anche a Vignola (VG);
2. su Carpi se l’utente è iscritto anche a Carpi (CR);
3. se l’utente è iscritto sia a Vignola (VG) che a Carpi (CR) sulla biblioteca scelta dall’utente (nel caso dei responsabili di Sistema che ricevono l’indicazione dai vari bibliotecari), a turno su una delle due (nel caso del gruppo di Polo);
4. sulla prima biblioteca della lista con predominanza dell’anagrafica piu’ completa (che è la casistica riscontrabile negli utenti dell’Università) se l’utente non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma solo in altre biblioteche.
Nel caso di schiacciamento di anagrafica dell’utente Università su altra biblioteca (Cr, Vg) sarà necessario prendere nota e riportare in anagrafica di destinazione il codice presente nel campo altro codice, in quanto tale elemento non si trascina in automatico ed è fondamentale per l’Università.
GRUPPO DI LAVORO DI POLO Il gruppo di lavoro di Polo effettuerà gli schiacciamenti a tappeto sulla base degli elenchi estratti da SOL e sarà convocato a fine estate per gli inizi dei lavori e le eventuali problematiche che dovessero insorgere, secondo la seguente composizione:
1 Cedoc 2 Università 1 Estense 1 Comune di Modena 1 Carpi 1 Castelfranco (Spilamberto) 1 Mirandola 1 Nonantola 1 Pavullo 1 Sassuolo 1 Vignola
SOLLECITI
Per la funzione d'invio solleciti il sistema prevede due fasi distinte, ossia:
- una prima fase di controllo - una seconda fase di stampa.
Per prima cosa, dunque, bisogna aggiornare lo stato dei movimenti e per fare questo e' necessario andare sulla funzione CONTROLLO PRESTITI e flaggare la voce "controllo prestiti"; cliccando su REPORTS sarà possibile controllare quanti movimenti sono passati allo stato DA SOLLECITARE.
Soltanto dopo che gli utenti sono passati allo stato DA SOLLECITARE sarà possibile sollecitarli.
Per stampare le lettere andare in GESTIONE MOVIMENTI, scegliere, alla voce "stato movimenti", "da sollecitare", inserire un range di date (come in sebina 4) e confermare. A questo punto compare una videata con tutti i prestiti da sollecitare, cliccando su "stampa tutte le lettere" (a sinistra) e andando in REPORTS, troverete un file chiamato "solleciti e notifiche" con le lettere inviate in formato pdf e un file "LOG - solleciti/notifiche non inviate" nel quale è indicato il numero delle mail inviate con i nomi degli utenti nonchè l'indicazione delle mail non inviate perchè manca l'indirizzo di posta elettronica in anagrafica.
- i prestiti diventano sollecitabili dopo che sono scaduti e che sono trascorsi i giorni di tolleranza impostati per ciascuna biblioteca.
- una volta che gli utenti sono stati SOLLECITATI (ossia che sono state spedite le lettere) NON sono più sollecitabili finchè non siano trascorsi i giorni previsti per l'invio di un nuovo sollecito; sul database ho inserito nelle configurazioni di ciascuna biblioteca i giorni che devono passare tra un sollecito e l'altro e che mi avete trasmesso prima dello scarico dei dati.
- quando il programma, in gestione movimenti, chiede un range di date da inserire per l'estrazione dei solleciti, non mettere la data presunta per la scadenza del prestito ma la data di registrazione del prestito che presumibilmente, al momento in cui si sta facendo il sollecito, è scaduto.