Acquisizioni centralizzate
PROCEDURA AMMINISTRATIVA
Biblioteche che aderiscono al progetto:
BSI, Ingegneria, Interdipartimentale Reggio E., Medica, Scienze della terra, Umanistica
Referente del progetto: Emanuela Raimondi
Gruppo di lavoro: Cozzolino, Mammi, Raimondi, (Fiorini)
ARRIVO LIBRI al CSBA (BSI e Reggio)
- Operatore della biblioteca servita: prepara gli ordini dei libri e li manda (via SOL) al CSBA imputando la cifra alla voce di spesa del bilancio della propria biblioteca
- Il CSBA prepara i Buoni d’ordine e imputa la spesa sulla voce di spesa relativa alla biblioteca e che e’ stata inserita in SOL conformemente ai dati di CIA
- I buoni d’ordine vengono firmati da Ingrosso o Belloi e poi spediti via ftp al fornitore
- Ogni buono d’ordine contiene gli ordini di una singola biblioteca; per Licosa si distinguono i buoni fra libri stranieri e libri italiani perche’ i CIG sono diversi
- Il CSBA riceve i libri ordinati e le fatture relative
- Il gruppo di lavoro controlla la corrispondenza fra buoni d’ordine, le fatture e il libri arrivati, chiude gli ordini e assegna gli inventari ai documenti
- Il CSBA , nelle persone di Raimondi e Mammi, firma il retro della fattura
- Il CSBA solo dopo la firma consegna a Passarella (Ingegneria, Interdip. Reggio E., Medica e Umanistica) e Cuzzani (BSI e Scienze terra) la fattura per il pagamento
ARRIVO LIBRI BIBLIOTECA SERVITA (Ingegneria, Medica, Scienze della terra, Umanistica)
- Operatore della biblioteca servita: prepara gli ordini dei libri e li manda (via SOL) al CSBA imputando la cifra alla voce di spesa del bilancio della propria biblioteca
- Il CSBA prepara i Buoni d’ordine e imputa la spesa sulla voce di spesa relativa alla biblioteca e che e’ stata inserita in SOL conformemente ai dati di CIA
- I buoni d’ordine vengono firmati da Ingrosso o Belloi e poi spediti via ftp al fornitore
- Ogni buono d’ordine contiene gli ordini di una singola biblioteca; per Licosa si distinguono i buoni fra libri stranieri e libri italiani perche’ i CIG sono diversi
- La biblioteca servita riceve i libri ordinati e la relativa fattura cartacea
- Il CSBA riceve l’originale delle stesse fatture per via telematica
- L’operatore della biblioteca servita controlla la corrispondenza fra buoni d’ordine, le fatture e il libri arrivati e ne dà comunicazione via mail al CSBA
- Il CSBA chiude gli ordini e assegna gli inventari ai libri e ne da’ comunicazione alle biblioteche servite
- Il CSBA , nelle persone di Raimondi e Mammi, firma il retro della fattura, allega la mail di conferma trasmesso dalla biblioteca
- Il CSBA solo dopo la firma consegna a Passarella (Ingegneria, Interdip. Reggio E., Medica e Umanistica) e Cuzzani (BSI e Scienze terra) la fattura per il pagamento
TEAM CENTRO ACQUISTI E MANSIONI
LAURA COZZOLINO
1. Predisposizione dei buoni d’ordine e invio via ftp a Licosa delle biblioteche servite
INGEGNERIA (UI)
REGGIO (UR)
UMANISTICA (UU)
2. Invio via mail dei buoni ordini alla biblioteca servita
3. Consegna buoni ordine a Cristina Belloi per la firma e inserimento della copia nel faldone degli acquisti centralizzati
4. Consegna copia firmata dei buoni ordine a Enrico Passarella
5. Ricezione via edi delle fatture relative agli ordini di UI, UR, UU
6. Chiusura ordini di UR
7. Chiusura ordini di UI, UU solo dopo la ricezione della mail di conferma
8. Invio n. inventari a UI, UR, UU
9. EVENTUALE supporto per buoni ordine e ricezione fatture di altre biblioteche servite
GIANFRANCO MAMMI
BIBLIOTECA BSI
a. Predisposizione e invio ordini al centro acquisti
CENTRO ACQUISTI
1. Predisposizione dei buoni d’ordine e invio via ftp a Licosa delle biblioteche servite
BSI (US)
TERRA (UT)
MEDICA (UM)
2. Invio via mail dei buoni ordini alla biblioteca servita
3. Consegna buoni ordine a Cristina Belloi per la firma e inserimento della copia nel faldone degli acquisti centralizzati
4. Consegna copia firmata buoni ordine a Luisa Cuzzani (US, UT) e a Enrico Passarella (UM)
5. Ricezione via edi delle fatture relative agli ordini di US, UT, UM
6. Chiusura ordini di US
7. Chiusura ordini di UT, UM solo dopo la ricezione della mail di conferma
8. Invio n. inventari a US, UT, UM
9. Stampa fatture di US, UT, UM
10. Consegna fatture con visto autorizzativo a Luisa Cuzzani (US, UT) e a Enrico Passarella (UM)
11. Per le biblioteche UT e UM allegare alla fattura la mail di conferma inviata dalla biblioteca servita
12. EVENTUALE supporto per buoni ordine e ricevimento fatture di altre biblioteche servite
EMANUELA RAIMONDI (referente progetto)
CENTRO ACQUISTI
1. Controlla le comunicazioni pervenute alla mailing list acquisti.sba@unimore.it e suddivide il lavoro fra i componenti del gruppo
2. Predisposizione dei buoni d’ordine e invio via ftp a Licosa delle biblioteche servite
INGEGNERIA (UI)
REGGIO (UR)
UMANISTICA (UU)
3. Invio via mail dei buoni ordini alla biblioteca servita
4. Consegna buoni ordine a Cristina Belloi per la firma e inserimento della copia nel faldone degli acquisti centralizzati
5. Consegna copia firmata buoni ordine a Enrico Passarella
6. Ricezione via edi delle fatture relative agli ordini di UI, UR, UU
7. Chiusura ordini di UR
8. Chiusura ordini di UI, UU solo dopo la ricezione della mail di conferma
9. Invio n. inventari a UI, UR, UU
10. Consegna fatture con visto autorizzativo a Enrico Passarella e eventuale giustificativo
11. Per le biblioteche UI e UU allegare alla fattura la mail di conferma inviata dalla biblioteca servita
12. Cancellazioni eventuali ordini esauriti di UI, UR, UU e inoltro comunicazioni del fornitore alle relative biblioteche
13. EVENTUALE supporto per buoni ordine e ricevimento fatture di altre biblioteche servite
14. Predisposizione Bilancio centro acquisti e relativo aggiornamento
15. Gestione comunicazioni con le biblioteche servite
16. Gestione comunicazioni con gli amministrativi
17. Gestione rapporti con Licosa
18. Verifica ordini ancora non consegnati
VERONIQUE FIORINI
1. Gestione rapporti con Data Management
2. Supporto tecnico per SOL
3. Gestione comunicazioni con LIcosa
4. Gestione comunicazioni con ufficio amministrativo
5. EVENTUALE supporto per buoni ordine e ricevimento fatture al gruppo di lavoro
TEMPISTICA OTTIMALE
Predisposizione Buoni d’ordine del Centro e invio a Licosa: nella stessa giornata di arrivo degli ordini da parte delle servite
Chiusura ordini e attribuzione numeri d’inventario:
a) subito dopo la conferma da parte delle biblioteche servite UI, UM, UT, UU
b) subito dopo la chiusura della ricezione via edi per US, UR