Manuale di utilizzo della Procedura di Identificazione del Personale Esterno

Concetti di Base

Per capire bene il funzionamento del programma occorre avere chiara la finalità della procedura esterni ed alcuni concetti di base quali persone, incarichi, strutture ed operatori.

Finalità della Procedura di Identificazione del Personale Esterno

La procedura di identificazione del personale esterno permette essenzialmente di fare due cose:

- identificare e fornire un accredito a persone che hanno rapporti con l'università e che non sono studenti o in ruolo strutturato
- gestire incarichi diversi da quelli già in essere per studenti e  strutturati 

Il processo di indentificazione diventa necessario ogni qual volta occorra dare ad una persona non già identificata accesso ai servizi informatici, agli accessi carrai o ai tornelli delle biblioteche. L'identificazione e l'assegnazione di un account personale per gli accessi ai servizi informatici è un obbligo sancito dalla Legge Pisano 155/2005

Persone

Ogni Persona Identificata con la procedura ha una sua scheda (entry in un database) contenete i suoi dati personali

Nome
Cognome
Username
Codice Fiscale
Documento di Identità

all'atto dell'identificazione all'operatore viene anche chiesto l'acquisizione di una copia del Documento di Identità e del Codice Fiscale e l'invio (tramite FAX) di questi al fine di essere acquisiti dalla procedura e collegati ai dati anagrafici. Anche questo è un obbligo sancito dalla Legge Pisano 155/2005

Il processo di identificazione e l'acquisizione dei documenti deve essere fatta una sola volta indipendentemente dal numero di contratti/rapporti che la persona ha con l'Università di Modena e Reggio Emilia. Per le persone già identificate dalle segreterie studenti (studenti e dottorandi) e dall'ufficio personale l'acqusizione e l'invio della copia dei documenti non è necessario.

Una volta che una persona è inserita nel database del Personale Esterno, i suoi dati saranno disponibili a tutte le strutture e non sarà necessario procedere di muovo all'identificazione, neanche in caso di incarichi con altre strutture diverse da quella che ha compiuto l'identificazione.

Incarichi

Ad ogni persona, sia essa strutturata o no, studente o altro possono essere assegnati degli "incarichi". Ogni incarico è caratterizzato dai seguenti dati obbligatori:

Nome
Tipo di Incarico
Data Inizio
Data Fine
Afferenza Organizzativa

e da altri dati aggiuntivi quali:

telefono
sede di lavoro
afferenza didattica

Per potere avere accesso ai servizi informatici una persona deve avere un incarico valido (non scaduto). Una persona può avere più incarichi, con strutture diverse e range temporali differenti, sovrapposti o no. E' possibile anche assegnare incarichi a studenti e a persone di ruolo già inserite nel CSA, ovviando in questa maniera al limite del programma del Personale che non consente la gestione di incarichi multipli.

Operatori

Il direttore/responsabile di ogni struttura è l'unico addetto responsabile dell'identificazione delle persone che hanno un rapporto con la sua struttura. Ha facoltà di nominare uno o più incaricati che eseguano in sua vece questa funzione. Ogni inciaricato può eseguire l'identificazione di qualsiasi persona e gestire (inserire, modificare) gli incarichi che hanno come Afferenza Organizzativa la struttura. Un operatore può essere nominato responsabile anche di più strutture

Strutture

Le Strutture sono le Biblioteche, i Centri, Dipartimenti, Facoltà e Uffici dell'Università di Modena. Un incarico afferisce ad una strruttura quando il contratto/rapporto che lo interessa è con quella struttura. E così, ad esempio, Docenti a Contratto e Cultori della Materia afferiranno alle Facoltà; borsisti e collaboratori ai Centri o ai Dipartimenti; Convenzionati ed Ospiti alle Biblioteche.

Funzionamento del Programma

Dati tecnici

Il porgramma è scritto in php 5 su una macchina Linux-Debian con server apache2. Il database è Oracle e risiede sulla stessa macchina su cui sono anche i database del personale (CSA). Per accedere alla procedura collegarsi a https://identity.unimore.it/pi/login.php

Per il funzionamento corretto del programma occorre attivare i Javascript

All'interno del programma verrano visualizzate numerosi elenchi (tabelle). E' possibile ordinare i dati in maniera differente cliccando sul nome della colonna.

Accesso alla procedura

Alla pagina di login, su cui è riportata una breve sintesi delle operazioni da fare ed un link a questo documento, inserire le proprie credenziali di accesso unimore (username e password che utilizzate per la posta elettronica di Ateneo)

Il Menù Principale

In caso l'operatore sia abilitato per più strutture apparirà la possibilità (come nell'esempio sopra) di scegliere per quale struttura operare.

Dal menu principale si può accedere

* alla procedura per l'inserimento di una nuova persona (Nuovo Esterno), 
* alla maschera per la ricerca all'interno del database del personale esterno (Cerca Esterno)
* alla creazione di un nuovo incarico , se si è già all'interno della scheda di una persona (Nuovo Incarico)
* alla visualizzazione della lista degli incarichi attivi per la struttura (Incarichi Attivi)
* alla lista delle persone in attesa di essere identificate (Lista AttesA)

La Lista Attesa

Il programma si apre di defulat con la schermata della Lista Attesa, ovvero delle persone a cui sono stati già concesse in passato le credenziali di acccesso ai servizi informatici ma che non sono state ancora identificate. E' una lista in esaurimento.

Se la persona in lista attesa non ha indicato nessun valore nella colonna Sede, significa che non siamo stati in grado di risalire alla struttura per cui questa persona ha un rapporto.

Se siete certi che una delle persone che compare in lista attesa per la vostra srtuttura non ha più rapporti con l'università celiccate sul tasto elimina corrispondente. Se sapete che ha contratti/rapporti con un altra struttura cliccate sul tasto elimina e procedete a segnalare la nuova struttura a support_security@unimore.it

Se volete procedere all'identificazione di una di queste persone cliccate sul link attivo sulla username e poi proseguite con le istruzioni come per l'inserimento di una nuova persona