Acquisizioni SOL

PROCEDURE ACQUISTI MATERIALE BIBLIOGRAFICO

Procedure acquisti materiale bibliografico

1) MONOGRAFIE

A) - GARA Licosa:

1) Inserire gli ordini in SOL come di consueto; raggrupparli in buoni d'ordine

2) Stampare il buono d'ordine SOL scegliendo nel menu a tendina "recapito" l'opzione "Posta", mentre in quello "formato" l'opzione "Rtf".

3) Recuperare la stampa del buono da "Reports", inserire in calce (con copia/incolla) OBBLIGATORIAMENTE il CIG;

4) Inviare il suddetto buono via emal al fornitore e, in allegato via e-mail all'ufficio amministrativo del SBA.

5) Documenti da consegnare al coordinamento amministrativo a merce arrivata: buono d’ordine controfirmato dal fornitore assieme alla fattura e al documento di trasporto - se Licosa lo invia - (per il dettaglio vedere il riepilogo riassuntivo)

B) - FORNITORI fuori gara:

1) Prima di procedere all'invio di ordini ad un fornitore, richiedere la documentazione relativa a cc. dedicato;

2) Inserire gli ordini in SOL come di consueto; raggrupparli in buoni d'ordine;

3) Prima di inviare al fornitore il buono d'ordine, richiedere il CIG a Enrico Passarella o procedere in autonomia linkando al sito del SIMOG (per procedura vedi Circolare a firma del dirigente SBA del 01.02.2011);

4) Stampare il buono d'ordine SOL scegliendo nel menu a tendina "recapito" l'opzione "Posta", mentre in quello "formato" l'opzione "Rtf";

5) Recuperare la stampa del buono da "Reports", inserire in calce (con copia/incolla) OBBLIGATORIAMENTE il CIG; 6) Inviare il suddetto buono in allegato via e-mail al fornitore e all'ufficio amministrativo del SBA;

7) Documenti da consegnare al coordinamento amministrativo a merce arrivata: buono d’ordine controfirmato dal fornitore, assieme alla fattura e al documento di trasporto;

N.B. Buono d'ordine controfirmato dal fornitore: per tutti gli ordini processati sia nel caso A) sia nel caso B), il buono d’ordine inviato ai fornitori, e controfirmato dagli stessi, dovrebbe essere recapitato in formato cartaceo all'ufficio amministrativo e/o personale amm.vo competente, contestualmente all'invio della fattura o in qualsiasi altro momento.

2) PERIODICI - Anno 2011

1) Ciascuna biblioteca invia autonomamente gli ordini relativi ai periodici cartacei ai fornitori secondo le modalità utilizzate negli anni precedenti (via e-mail, via fax, ecc...); tale ordine deve essere comunicato all'ufficio amministrativo con trasmissione atti relativi agli ordini effettuati.

2) Le biblioteche inseriscono gli ordini in SOL secondo una delle due possibilità sotto evidenziate in base alle proprie esigenze:

a) gli ordini sono inseriti in SOL immediatamente dopo la comunicazione ai fornitori; saranno raggruppati in buoni d'ordine distinti per fornitore e trasmessi in formato cartaceo all'ufficio di coordinamento amministrativo;

b) gli ordini sono inseriti in SOL contestualmente all'arrivo delle fatture, raggruppati in buoni d'ordine in base ai titoli fatturati e trasmessi in formato cartaceo all'ufficio di coordinamento amministrativo. - Anno 2012

1) Gli ordini SOL vengono rinnovati con procedura semi-automatica

2) Inviare i buoni d'ordine corredati di CIG sia ai fornitori che all'ufficio di coordinamento amministrativo; i buoni d'ordine saranno suddivisi per fornitori/e aggiudicatari/o gara 2012 e anni successivi;

3) Rispedire il buono d'ordine in formato cartaceo all'ufficio amministrativo competente firmato dal fornitore, contestualmente all'invio della fattura o in qualsiasi altro momento.

4) Su ogni fattura Ebsco e Celdes, per la gara in corso, trascrivere il riferimento al buono.

B) QUADRO SINTETICO DEI PASSAGGI PER ACQUISTI: BIBLIOTECHE - AMMINISTRAZIONE

B ) Quadro sintetico dei passaggi per acquisti: biblioteche - amministrazione

Operazioni	Soggetti
Verifica disponibilità a bilancio	Bibliotecario – se necessario domanda ad Amministrazione CSBA
Verifica esistenza contratti di Ateneo o Centralizzati (in caso esistenza: aderire al contratto o motivare non adesione)	Bibliotecario
CIG – richiesta CIG – Usare GIG dove già esistente (1)	Bibliotecario
Ordine con Sebina (riportare n. CIG e chiedere alla ditta di riportarlo: vedi clausola da inserire n. BO già distribuita al CSBA, circolare Dir. SBA 1.2.2011))	Bibliotecario
Invio al Fornitore e pc. al Coordinamento amministrativo dell’Ordine (all’amministrativo di riferimento ove conosciuto)	Bibliotecario
Registrazione impegno Richiesta dichiarazione cc dedicato (nota: questa nel caso in cui il fornitore non abbia già fornito tali indicazioni: verificare su Sito WEB Ateneo); tale dichiarazione è da compilare da parte del Fornitore Stampa del CIG Apertura cartella	Amministrazione CSBA
Ricevimento dichiarazione cc dedicato Registrazione nella banca dati Ateneo Richiesta DURC ed Equitalia (se dovuto)	Amministrazione CSBA
Ricevimento DDT e Fattura	Bibliotecario
“Spunta” ricevuto/fatturato/ordinato	Bibliotecario
Liquidazione fattura (apposizione timbro apposito e firma)	Bibliotecario
Invio in amministrazione fattura con: timbro liquidazione, Buono d’ordine controfirmato dal fornitore	Bibliotecario
Pagamento (Emissione del mandato, distinta, banca)	Amministrazione CSBA
Invio a bibliotecario pagamenti effettuati	Amministrazione CSBA

(1) CIG ESISTENTI: solo per gli acquisti relativi al contratto in essere:

1. LICOSA Lotto 1 CIG 220364488C (libri case ed. Italiane)

2. LICOSA Lotto 2 CIG 2216410F60 (libri case ed. Straniere)

3. EBSCO per entrambi i lotti 1 e 2: GIG: 01118995F8 riviste edite da case editrici Italiane e Straniere e servizi gestionali connessi

4. CELDES Lotto 3 CIG 108906440A (riviste edite da case editrici straniere e servizi gestionali connessi)

5. CELDES Lotto 4 CIG 108918363D (riviste edite da case editrici italiane e servizi gestionali

NOTA BENE: se si acquista dalla stessa ditta ma non in base a quanto stabilito dal contratto bisognerà chiedere un nuovo CIG.

EDI

Procedura d'invio in modalità Ftp degli ordini/buoni d'ordine a Licosa tramite SOL:

• cliccare su EDI- Invio ordine/invio buono (sulle funzioni a sinistra una volta confermato un nuovo ordine/buono d'ordine) e utilizzare la modalità "Ftp con email avviso" per avvisare in automatico, con email, Licosa dell'avvenuto invio

• A sua volta Licosa provvederà a mandare comunicazione della ricezione degli ordini in formato ftp e dell'avvenuto invio della fattura agli indirizzi mail dei referenti delle acquisizioni di ciascuna biblioteca.
• Una volta ricevuto il/i libri ordinato/i è necessario recuperare i dati della fattura da Acquisizioni - Funzioni di servizio - Ricezione messaggi EDI, alla voce "Ubicazione" scegliere Ftp, immettere il fornitore (Licosa) e confermare.

A questo punto il sistema riporta TUTTE le fatture trasmesse da Licosa a TUTTE le biblioteche Unimore in questo modo:

per distinguere le proprie, controllare se l'ultimo numero che compare nel nome di ciascun file (in questo caso, nel primo file tale numero è 10638) corrisponde a quello che Licosa vi ha notificato nell'email di conferma che vi ha spedito. Selezionare, una per volta, le fatture che riguardano la vostra biblioteca e vi comparirà una schermata con l'indicazione del numero della fattura:

Selezionando la fattura, visualizzerete il dettaglio di tale fattura:

e potrete controllare a quale ordine/i si riferisce cliccando sulla voce "Ordini" che compare sul menu a sinistra; una volta recuperate le informazioni che vi servono, potrete creare la fattura (cliccando sempre sulla sinistra alla voce corrispondente "crea fattura" e collegarla direttamente all'ordine alla quale si riferisce.

Alcune ulteriori precisazioni:

• la fattura presenta il solo prezzo effettivo della fattura (ossia prezzo comprensivo già dello sconto)
• LICOSA CONTINUERA' A SPEDIRE INSIEME AL LIBRO E IN FORMATO CARTACEO LA FATTURA; questa procedura serve solo per collegare la fattura all'ordine nel gestionale SOL.

Nota bene: Per un corretto funzionamento della procedura il numero isbn deve essere sempre presente.

E' possibile vedere l'anomalia anche dalla funzione di ricezione fatture.

Selezionando l’opzioni “ordini” sulla fattura, vengono visualizzate le righe della fattura con il relativo titolo.

Quando non compare il titolo ci possono essere due casi:

- Il titolo non esiste effettivamente sul catalogo

- Il titolo non ha nessun numero isbn o issn collegato.