Gestione amministrativa periodici in SOL

GESTIONE PERIODICI: Appunti dal corso (2009)

Per gestire amministrativamente i periodici è possibile partire sia dalla Gestione dei periodici che dalle Acquisizioni:

1) Partendo da Gestione Periodici

Modello previsionale

Gestione modelli: scrivere il titolo del seriale da gestire (es.: Filosofia oggi) e, una volta trovato a catalogo, selezionarlo; inserire la validità del modello (mettere sempre e solo l’inizio della validità e MAI la fine). Scegliere tra:

- nuovo avanzato: modello creato dal bibliotecario

- nuovo con template: modello già predisposto.

Se si opta per un modello personalizzato, ossia “nuovo avanzato”, leggere qui.

Se si sceglie il modello con template si suggerisce di utilizzare le funzioni che il programma propone scritte in grassetto; in questo caso, dopo aver scelto periodicità e mesi dell’anno in cui esce il seriale, è necessario completare il modello indicando sul primo e sul secondo livello il valore iniziale del livello. Controllare in “previsione” i fascicoli generati dal modello impostato.

Passare alla “Gestione abbonamenti”, cliccare su “nuovo” e compilare la scheda relativa all’abbonamento richiamando il titolo del seriale da gestire. Se non si gestisce l’ordine è possibile, da qui, fare il ricevimento dei fascicoli.

Per gestire l’ordine:

Andare al modulo “Acquisizioni” e scegliere “Ordini”; cliccare su Nuovo abbonamento (fra le opzioni a sinistra) e completare la scheda dell’ordine richiamando il titolo del periodico su cui si è aperto un abbonamento. Dopo aver compilato tutti i campi e confermato l’ordine, il sistema propone di “selezionare l’abbonamento da associare all’ordine”; fatto questo, sebina chiede nuovamente di confermare l’associazione dell’abbonamento con l’ordine e infine cliccare su ok. E’ possibile a questo punto inviare l’ordine al fornitore dalla funzione “stampa ordini”. E’ necessario tornare sull’ordine per inserire il prezzo effettivo dell’abbonamento al momento dell’arrivo della fattura nonché associa, appunto, la fattura all’abbonamento.

All’arrivo di ogni fascicolo, è necessario invece spostarsi sul modulo “Periodici” alla voce “Gestione ricevimento fascicoli”; selezionare il/i fascicolo/i arrivato/i e cliccare su “ricevimento”, tra le funzioni a sinistra. La stessa operazione è possibile da “Gestione abbonamenti”, in questo caso: richiamare l’abbonamento che interessa e cliccare sulla voce “Fascicoli” sulla sinistra; da qui è possibile gestire il ricevimento dei suddetti fascicoli oppure inventariare l’annata del periodico. Per quest’ultima operazione, cliccare su “inventaria”, inserire il posseduto, confermare e scegliere l’opzione “nuovo collocato” fra quelle sulla sinistra. A questo punto inserire inventario e collocazione.

2) Partendo da Acquisizioni:

Ordini:

Scegliere l’opzione “nuovo abbonamento” sulla sinistra, compilare i dati dell’ordine; terminata l’operazione il programma obbliga a gestire l’abbonamento e poi il modello a cui legare la rivista in questione. Scegliere tra:

- nuovo avanzato: modello creato dal bibliotecario - nuovo con template: modello già predisposto.

Se si opta per un modello personalizzato, ossia “nuovo avanzato”, leggere qui.

Se si sceglie il modello con template si suggerisce di utilizzare le funzioni che il programma propone scritte in grassetto; in questo caso, dopo aver scelto periodicità e mesi dell’anno in cui esce il seriale, è necessario completare il modello indicando sul primo e sul secondo livello il valore iniziale del livello. Controllare in “previsione” i fascicoli generati dal modello impostato. Per gestire i fascicoli è necessario spostarsi sulla funzione “Periodici”, “Gestione abbonamento” oppure “Ricevmento fascicoli”.