Sebina Open Library (SOL)

RICERCA PER ARGOMENTO: Caratteri speciali Gestione anagrafica Gestione amministrativa periodici Barcode

Nuovo sistema prodotto dalla Divisione Beni Culturali di Akros Informatica e dall’IBACN (Istituto Beni Artistici, Culturali e Naturali) della Regione Emilia Romagna. Realizzato in ambiente web – Java, il software ha un’architettura a componenti che interagiscono fra di loro e con altri sistemi, rende disponibile un’ampia gamma di servizi agli utenti e dà la possibilità di ricercare in rete le opere di interesse sia in formato digitale (video, musica, riproduzione di opere eccetera) che le relative informazioni catalografiche. SOL è diventato ufficialmente dal 18 giugno 2009 il sistema per la gestione delle varie attività nelle biblioteche del Polo MOD, soppiantando i precedenti Sebina 4 e Auriga.

Catalogazione

FAQ

Come posso gestire in SOL i caratteri speciali?

SOLUZIONE: Il percorso da seguire è il seguente: start > programmi > accessori > utilità di sistema > mappa caratteri; scegliere il carattere da utilizzare, copiarlo e incollarlo su SOL.

Come mi comporto nel caso di un legame con luoghi?

L'archivio dei luoghi in SOL è integrato con i luoghi scaricati dal database Libro antico; questo ha fatto sì, oltre che a creare duplicazioni, che alcuni luoghi di edizione fossero condivisi con l'indice. La biblioteca Estense si accolla l'onere di fare le bonifiche e gli schiacciamenti eventuali, ai catalogatori del moderno invece si raccomanda di utilizzare quei luoghi che abbiano il maggior numero di notizie legate, siano essi condivisi con l'indice o meno.

Posso utilizzare il Nuovo soggettario?

ANCORA NO.

Prestito

Gestione dell'anagrafica

In Sebina OL è stata riversata tutta l'anagrafica di Auriga utilizzata dalle biblioteche della provincia di Modena; questo ha comportato la duplicazione, triplicazione ecc. degli utenti che erano presenti in Sebina 4. Per questo motivo e per agevolare le procedure al prestito sono stati definiti, con il Polo, dei criteri comuni per la gestione degli utenti presenti in anagrafica, tenendo conto delle esigenze di tutte le biblioteche; parallelamente è stato creato un gruppo di bonifica dei lettori impegnato nello schiacciamento dei doppioni.

Di seguito le procedure da seguire in Gestione utenti:

• Gli utenti iscritti ad un sistema bibliotecario non sono automaticamente iscritti alle biblioteche del sistema e dovranno essere abilitati al bisogno.

• Non saranno impostate date di scadenza dei diritti degli utenti e non sarà attivata la disabilitazione dell’utente in caso di prestiti scaduti.

• Verrà richiesta come impostazione non bloccante per il polo (e quindi per tutte le biblioteche) la verifica sul numero massimo di movimenti possibili per l’utente sul tipo di documento.

1. Utente già iscritto alla biblioteca:

Si registra il prestito regolarmente (se l’operatore del prestito ha tempo verifica che l’utente non sia iscritto anche ad altre biblioteche e aggiorna la scheda anagrafica; nel caso di utente iscritto a due o più biblioteche si attiene ai criteri esposti in seguito al punto c).

2. Utente non iscritto alla biblioteca:

Si effettua la ricerca in Polo (selezionare “tutte le anagrafiche”):

a. l’utente non è iscritto in nessuna biblioteca della provincia: lo si iscrive (viene associato alla propria biblioteca di default).

b. l’utente è già iscritto in un’altra biblioteca (solo una): si aggiorna la scheda anagrafica e si abilita l’utente anche nella propria biblioteca.

c. l’utente è già iscritto in due o più biblioteche:

• se è iscritto anche a Vignola (VG), si aggiorna la scheda anagrafica di Vignola e lo si abilita nella propria biblioteca.

• se è iscritto anche a Carpi (CR), si aggiorna la scheda anagrafica di Carpi e lo si abilita nella propria biblioteca.

• se è iscritto sia a Vignola (VG) che a Carpi (CR), si chiede all’utente quale delle due biblioteche frequenta abitualmente, quindi si aggiorna la scheda della biblioteca prescelta e lo si abilita nella propria biblioteca.

• se non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma in altre biblioteche tra cui l’Università, si aggiorna la scheda anagrafica dell’università salvaguardando il dato presente nel campo “altro codice” e lo si abilita nella propria biblioteca.

• se non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma in altre biblioteche, si aggiorna la prima scheda della lista e lo si abilita nella propria biblioteca.

In tutti i casi C i bibliotecari devono comunicare ai propri responsabili di Sistema che l’utente è doppio (o plurimo) e che sono stati aggiornati i dati sulla scheda anagrafica codice n. _____ (es. Dameri Debora, aggiornata scheda VG4589).

Tale comportamento riguarda anche gli utenti duplicati iscritti anche come bibliotecari e/o gestore di Sistema Bibliotecario.

Modalità di compilazione dei dati nella scheda anagrafica utente

• i dati vanno inseriti tutti in MAIUSCOLO.

NB: i cognomi con lettere accentate vengono inseriti senza accenti o apici.

• i campi vanno tutti compilati, anche quelli non obbligatori (incluso il codice fiscale).

• nell’aggiornamento delle anagrafiche salvaguardare sia l’indirizzo mail dell’Università che il codice presente nel campo ‘altro codice’

(per aggiungere altri indirizzi mail utilizzare la virgola come separatore: es. rossi.paolo@unimore.it, rossi.paolo@alice.it).

NOTA BENE:

• i numeri di telefono vanno scritti compattati, senza inserire spazi, punti, trattini o slash (es. 059771093, es. 3354678954).

• non inserire la virgola prima del numero civico (es. VIA SAN FRANCESCO 165).

• nel campo ALTRO CODICE non scrivere nulla, perchè è un campo solitamente utilizzato dall’Università (e dovrà essere salvato durante gli schiacciamenti).

Iscrizione di classi, scuole, biblioteche, enti, ecc.

Per iscrivere classi, biblioteche o altri enti occorre innanzitutto selezionare NUOVO ENTE. Per l’intestazione, si scrivono nell’ordine tutto di seguito senza preposizioni (eccetto quando fanno parte del nome dell’istituzione, cfr. esempi con **), virgole o altri separatori:

1) il comune,

2) il nome della scuola/biblioteca/archivio, ecc. (solo il cognome del personaggio a cui è intestato/a, senza virgolette in apice),

3) la classe e la sezione.

NOTA BENE

- per le biblioteche delle circoscrizioni di Modena si fa riferimento alla Delfini.

- per le frazioni di Modena si mette il nome della frazione (es. Montale, Rovereto), in quanto la ricerca per gli operatori è più immediata.

- per i comuni fuori Polo si deve specificare la provincia tra parentesi al fine di evitare fraintendimenti tra toponimi omonimi (es. Savignano, Rovereto, ecc.).

Esempi: - BOLOGNA BIBLIOTECA COMUNALE ARCHIGINNASIO - BOLOGNA BIBLIOTECA COMUNALE SALA BORSA - BOLOGNA BIBLIOTECA FACOLTÀ FILOSOFIA - BOLOGNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA - CAMPOGALLIANO MUSEO DELLA BILANCIA ** - CARPI BIBLIOTECA COMUNALE LORIA - CARPI BIBLIOTECA RAGAZZI IL FALCO MAGICO - MODENA BIBLIOTECA ESTENSE

Campo autorizzazione trattamento dei dati: al momento viene compilato solo dalle biblioteche che fanno firmare un modulo di consenso al trattamento dei dati personali. Tale modulo viene trattenuto agli atti e archiviato (se l’utente non dà il proprio consenso non si effettua l’iscrizione: l’erogazione dei servizi è subordinata al trattamento dei dati). Appena possibile si metterà a punto un modulo da utilizzare a livello di Polo.

CORREZIONE DENOMINAZIONI DI BIBLIOTECHE E ALTRI ENTI

I responsabili di Sistema, a seguito delle correzioni delle denominazioni di biblioteche, scuole ed altri enti proveniente dalle anagrafiche di Auriga per uniformare le intestazioni ed agevolare il successivo lavoro di bonifica, potranno procedere con gli schiacciamenti dei duplicati, verificando che venga salvaguardata la descrizione riportante il codice utente tipo ente (e non F=persona fisica). Nel caso in cui non sia presente tale codifica occorrerà reinserire correttamente l’anagrafica con la giusta codifica e poi schiacciare quella non corretta sulla anagrafica appena creata.

Bonifica degli utenti doppi o plurimi

I responsabili di Sistema effettuano gli schiacciamenti secondo i criteri esposti al punto 2):

su indicazione dei vari bibliotecari del proprio Sistema (che devono segnalare gli eventuali utenti doppi o plurimi riscontrati, comunicando anche il codice della scheda anagrafica aggiornata).

sulla base dei doppi estratti da Auriga all’interno del proprio Sistema (in questo caso, quando effettuano lo schiacciamento devono verificare che tali utenti non abbiano anche altre iscrizioni all’interno del Polo).

CRITERI DI SCHIACCIAMENTO

1. su Vignola se l’utente è iscritto anche a Vignola (VG);

2. su Carpi se l’utente è iscritto anche a Carpi (CR);

3. se l’utente è iscritto sia a Vignola (VG) che a Carpi (CR) sulla biblioteca scelta dall’utente (nel caso dei responsabili di Sistema che ricevono l’indicazione dai vari bibliotecari), a turno su una delle due (nel caso del gruppo di Polo);

4. sulla prima biblioteca della lista con predominanza dell’anagrafica piu’ completa (che è la casistica riscontrabile negli utenti dell’Università) se l’utente non è iscritto né a Vignola né a Carpi ma solo in altre biblioteche.

Nel caso di schiacciamento di anagrafica dell’utente Università su altra biblioteca (Cr, Vg) sarà necessario prendere nota e riportare in anagrafica di destinazione il codice presente nel campo altro codice, in quanto tale elemento non si trascina in automatico ed è fondamentale per l’Università.

GRUPPO DI LAVORO DI POLO Il gruppo di lavoro di Polo effettuerà gli schiacciamenti a tappeto sulla base degli elenchi estratti da SOL e sarà convocato a fine estate per gli inizi dei lavori e le eventuali problematiche che dovessero insorgere, secondo la seguente composizione:

1 Cedoc 2 Università 1 Estense 1 Comune di Modena 1 Carpi 1 Castelfranco (Spilamberto) 1 Mirandola 1 Nonantola 1 Pavullo 1 Sassuolo 1 Vignola

Gestione amministrativa periodici in SOL

• Appunti sulla gestione

Etichette barcode

Per stampare i barcode seguire la procedura illustrata di seguito:

da Catalogo - Etichette, scegliere ETICHETTE COLLOCAZIONE: a questo punto inserire un range di inventari o un inventario solo; selezionare (in fondo alla pagina) come FORMATO: stampante termica; spostarsi su PARAMETRI STAMPA 1/2 e selezionare dal menù a tendina MODELLO DI STAMPA: COD_BARRE. Alla fine cliccare su CONFERMA.

Per recuperare la stampa, andare su REPORTS, cliccare sul file prodotto, a questo punto dovrebbe aprirsi una finestra all'interno della quale è necessario scegliere l'opzione APRI. A questo punto la stampa dovrebbe partire in automatico.